یکی از بهترین راه‌ها برای شروع کار با اکسل، استفاده از قالب‌های آماده‌ی آن است. قالب‌های مختلفی را به سادگی می‌توانید در سراسر اینترنت بیابید.

قالب‌های آماده در اکسل

برای مشاهده‌ی گزینه‌های موجود در اکسل، از طریق منوی «File» گزینه‌ی «New» را انتخاب کنید. در این بخش تعدادی قالب ویژه، دسته‌بندی و یک جعبه‌ی جست‌وجو مشاهده خواهید کرد.

قالب‌های آماده و داخلی اکسل از تقویم‌های ساده شروع شده و تا گزارش‌های مالی و برگه‌های محسابه موجودی ادامه دارند. نکته‌ی مهم این است که تقریبا برای هر کار مرسوم در اکسل، یک قالب آماده در دسترس است.

اگر قالبی را مشاهده کردید که مایل به مشاهده‌ی آن بودید، بر روی آن کلیک کنید تا بتوانید توضیحات و نظرات و حجم دانلود آن را مشاهده کنید. با کلیک بر روی گزینه‌ی «Create» می‌توانید این برگه را بسازید. همچنین در صورت نیاز می‌توانید از قالب‌های شخص ثالث دیگری که در سراسر اینترنت وجود دارند نیز استفاده کنید.

یکی از بهترین ویژگی‌های اکسل که انجام کارها را سرعت می‌بخشد، ابزار «AutoSum» است. استفاده از این ابزار ساده بوده و خطاهای محاسباتی را کاهش می‌دهد. اگر از اکسل برای محاسبات مالی نظیر درآمد، خرج یا وام و قرض استفاده می‌کنید، ویژگی «AutoSum» را بسیار دوست خواهید داشت...

اکسل راه‌های مختلفی را برای قالب‌بندی صفحه گسترده در اختیار شما گذاشته است که برخی مبتدی و برخی پیشرفته هستند. از آنجایی که این مطلب یک راهنمای مقدماتی است، ما نیز به قالب‌بندی‌های ابتدایی اکسل خواهیم پرداخت که بیشتر برایتان کاربرد خواهند داشت...

یک سری مقدمات نظیر نحوه‌ی انتخاب، وارد کردن یا حذف ستون‌ها، سطرها و سلول‌ها در اکسل وجود دارد که برای شروع کار باید به آن‌ها مسلط باشید. در هنگام کار با صفحات گسترده سروکار زیادی با این موارد خواهید داشت...

مدیریت تعداد زیادی صفحه گسترده در اکسل به آسانی انجام می‌شود، در نتیجه اگر برای پروژه‌ی خود به بیشتر از یک سلول نیاز داشتید، می‌توانید کاربرگ‌های جدید را به سند خود اضافه کنید. برای مثال می‌توانید از یک صفحه گسترده برای مدیریت ماه‌ها یا ‌سال‌ها استفاده کرده، یک صفحه گسترده برای مدیریت محل قرارگیری محصولات در انبار ایجاد نموده و صفحه گسترده‌ای دیگر را برای مدیریت‌های مالی شرکت در نظر بگیرید...

همانند زبانه‌ها و نوار اکسل، اگر از سایر ابزارهای مایکروسافت آفیس استفاده کرده باشید به نوار ابزار «Quick Access» نیز آشنایی خواهید داشت. ولی اگر تازه‌کار باشید، می‌توانید این نوار ابزار را در بالا سمت چپ پنجره‌ی اکسل مشاهده کنید. این نوار ابزار بسیار حائز اهمیت است، چراکه به شما امکان بازیابی و انجام مجدد کارهای خود را می‌دهد. همچنین به کمک این نوار می‌توانید سندهای خود را ذخیره کنید...

برای شروع کار با اکسل باید کمی زمان صرف یادگیری و آشنایی با نوار اکسل کنید. همانند هر نرم‌افزار دیگری در مجموعه‌ی مایکروسافت آفیس، نوار اکسل نیز شامل تعداد زیادی دکمه می‌شود که در زبانه‌های مختلف قرار گرفته‌اند. در صورت نیاز می‌توانید این نوار را ویرایش کرده و زبانه‌ها و دکمه‌ها را بر اساس نیاز خود قرار دهید. ولی به طور پیشفرض این نوار به شکل بالا خواهد بود...

در طول این مطلب اصطلاحاتی را مشاهده خواهید کرد که به طور مکرر مورد استفاده قرار گرفته‌اند. آشنایی با این اصطلاحات می‌تواند به شما در درک بهتر این آموزش و گام‌های آن کمک کند.

دفتر کار یا «Workbook» و صفحه گسترده یا «Spreadsheet»: دفتر کار در اکسل در واقع چیزی است که به محض اجرای اکسل مشاهده می‌کنید. دفتر کار شامل صفحه گسترده‌ی شما می‌شود که یک جدول بزرگ اطلاعاتی است. یک دفتر کار می‌تواند صفحه گسترده‌های زیادی را در خود داشته باشد که می‌توانید با استفاده از زبانه‌های موجود در پایین اکسل بین آن‌ها جابه‌جا شوید. به این صفحه گسترده‌ها «کاربرگ» یا «Worksheet» نیز گفته می‌شود...

به ساده‌ترین زبان ممکن، اکسل یک اپلیکیشن صفحه گسترده است. این اپلیکیشن از جداول و سلول‌هایی که در داخل سطرها و ستون‌ها قرار دارند استفاده می‌کنند تا به داده‌های شما نظم داده و محاسبات لازم را بر روی آن‌ها اعمال کنند. همچنین در این نرم‌افزار می‌توانید از جداول محوری، فرمول‌ها و توابع به روش‌های مختلفی استفاده نمایید...

تابع «VLOOKUP» در «مایکروسافت اکسل» (Microsoft Excel) یکی از پرکاربردترین توابع موجود است و اتفاقا یکی از توابعی است که کمتر کسی درک درستی از عملکرد آن دارد. در این مطلب می‌خواهیم با استفاده از مثال‌های واقعی، تابع «VLOOKUP» را توضیح دهیم. در طی این آموزش یک قالب فاکتورگیری برای یک شرکت فرضی ایجاد خواهیم کرد...

آیا از لیست‌های وظایف برای مدیریت کارهای خود استفاده می‌کنید؟ اگر به طور منظم با اکسل سروکار داشته باشید، نیاز به نرم‌افزار دیگری برای مدیریت وظایف خود نخواهید داشت. می‌توانید به سادگی در اکسل چک لیست بسازید تا بتوانید وظایف خود را مدیریت کنید. حتی می‌توانید آمار وظایفی که تمام کرده‌اید یا وضعیت کلی چک لیست خود را نیز داشته باشید.

در فایل «Checklist» مثالی از این نوع لیست را مشاهده می‌کنید. در صورت نیاز می‌توانید همین فایل را تغییر داده و وظایف خود را به آن اضافه کنید.

همچنین در فایل «packing-list» نیز از لیست‌های کشویی برای علامت زدن وضعیت کارها استفاده شده است. هر لیست کشویی در واقع یک گزینه‌ی خالی و یک گزینه‌ی تیک دارد.

همچنین در صورت نیاز می‌توانید این نوع لیست را با استفاده از یک گزینه‌ی جعبه خالی و یک گزینه‌ی تیک ایجاد کنید. به طور پیشفرض گزینه جعبه خالی انتخاب خواهد شد. زمانی که کار خود را به اتمام رساندید گزینه‌ی تیک را انتخاب نمایید. تصویر زیر نمونه‌ای از این کار است:

همچنین با ایجاد یک لیست کشویی که تنها گزینه‌ی موجود آن یک گزینه‌ی تیک است نیز انجام این کار ممکن است. با انتخاب گزینه‌ی تیک می‌توانید تکمیل شدن کار را مشخص کنید. برای برداشتن تیک هر گزینه تنها کافی است آن را انتخاب کرده و سپس کلید «Delete» را فشار دهید. با این کار تنها تیک موجود حذف شده و لیست کشویی باقی خواهد ماند و در هر زمان می‌توانید مجددا تیک را انتخاب کنید.

همه‌ی ما قبلا از لیست‌های کشویی استفاده کرده‌ایم؛ گاهی برای تغییر تنظیمات یک نرم‌افزار و گاهی برای پر کردن یک فرم در یک وبسایت. از لیست‌های کشویی می‌توانید در کاربرگ‌های اکسل خود نیز استفاده کرده و کار وارد کردن داده‌ها را سریع‌تر و آسان‌تر کنید.

همچنین لیست‌های کشویی می‌تواننید خطاهای موجود در وارد کردن داده‌ها را کاهش دهند و ورودی‌های ممکن را برای یک فیلد محدود کنند. کاربری که در حال وارد کردن داده‌ها است می‌تواند به سادگی گزینه‌ی مورد نظر خود را انتخاب کند و دیگر نیازی به تایپ کردن آن نخواهد داشت که این مساله باعث کاهش خطاهای تایپی و املایی در ورود داده‌ها می‌شود.

همچنین می‌توانید از چندین لیست کشویی استفاده کنید که هر کدام به یکدیگر مرتبط باشند، به این صورت که هرگاه یک مقدار در لیست اول انتخاب شد، گزینه‌های موجود در لیست دوم تغییر کنند (همانند مثال قبل).

در فایل «DropdownLists» دو لیست کشویی در «Sheet1» قرار داده‌ایم که بر اساس انتخاب شما در لیست اول، گزینه‌های لیست دوم تغییر می‌کنند.

برای مثال در فایل «To-do-List» چندین لیست کشویی قرار گرفته‌اند که از قالب‌بندی شرطی یا «Conditional Formatting» نیز استفاده می‌کنند تا کارهایی نظیر تغییر رنگ را بر اساس اولویت یا وضعیت کار اعمال نمایند. همچنین اگر بیش از 6 گزینه در لیست وجود داشته باشد، یک اسکرول‌بار نیز به نمایش در میاید.

اگر به طور مکرر از داده‌های مشابهی در لیست‌های خود استفاده می‌کنید، می‌توانید یک لیست سفارشی برای آن ایجاد نمایید. لیست‌های سفارشی می‌توانند شامل اطلاعاتی نظیر نام دفاتر، مشتریان یا محدوده سنی شوند.

زمانی که یک لیست سفارشی را به یک «کار برگ» (Workbook) اضافه می‌کنید، امکان استفاده از آن در تمام کار برگ‌های موجود و جدید نیز فراهم می‌شود. برای ایجاد این نوع لیست می‌توانید آن‌ها را مستقیما در کادر «Custom Lists» وارد نمایید، آن‌ها را از بین سلول‌های کاربرگ خود برگزینید یا از داخل یک محدوده نامگذاری شده در بین سلول‌ها، اقدام به وارد کردن آن‌ها کنید.

با استفاده از لیست‌های سفارشی می‌توانید محدوده‌ای از سلول‌ها را پر کرده یا یک لیست کشویی ایجاد کنید. در فایل اکسل «CustomLists» ما از چهار لیست استفاده کرده‌ایم. لیست اول «Food» نام دارد و مشخص می‌کند که کدام لیست‌های سفارشی مقادیر لیست کشویی دوم را تشکیل می‌دهند.

زمانی که شما یک مقدار را در لیست کشویی موجود در کاربرگ «Sheet1» انتخاب می‌کنید، مقادیر لیست کشویی دوم بر اساس نام انتخاب شده در لیست اول، تغییر می‌کنند.

به کمک این تابع قادر هستید عبارت‌هایی که در ناحیه‌ای متنی قرار گرفته‌اند، به یکدیگر الحاق کرده و حتی بین محتویات هر پارامتر نیز از «علامت‌های جداکننده» (Delimiter) استفاده کرد. شکل دستوری و پارامترهای این تابع به صورت زیر است...

تابع switch قادر است مقدار یک سلول را براساس لیستی از مطابقت‌ها زوجی ارائه دهد. این محاسبه بر مبنای اولین مطابقت با لیست صورت می‌گیرد. اگر هیچ یک از مقدارهای موجود در لیست مطابقت داده نشوند، می‌توان یک مقدار به عنوان پیش‌فرض توسط تابع معرفی کرد تا در سلول نمایش داده شود. شکل دستوری و پارامترهای این تابع به صورت زیر است...

اگر لازم باشد که مقدار حداکثر (Maximum) یا حداقل (Minimum)، در یک ناحیه از کاربرگ‌ها با توجه به شرط یا شرط‌هایی، محاسبه و نمایش داده شود، باید از تابع MAXIFS یا MINIFS استفاده کرد. از آنجایی که شکل دستوری و پارامترهای این دو تابع مشابه یکدیگر است، توضیحات را در مورد تابع MAXIFS ارائه می‌دهیم. ولی می‌توان همه مثال‌ها و توضیحات را برای تابع MINIFS هم در نظر گرفت به شرطی که بدانیم با این تابع، مقدار حداقل محاسبه خواهد شد. شکل دستوری و پارامترهای این تابع به صورت زیر است...

با استفاده از این تابع قادر هستید مقدار یک سلول را با توجه به تحقیق چندین شرط تعیین کنید. این تابع در حقیقت جایگزین تابع شرطی (IF) «تو در تو» (Nested IF Function) است. به این ترتیب کنترل و خوانایی عملیات شرط‌های تو در تو به راحتی صورت می‌گیرد. شکل دستوری و پارامترهای این تابع به صورت زیر است...

این تابع از گروه توابع متنی در اکسل محسوب می‌شود. توسعه دهندگان نرم‌افزار اکسل سعی دارند این تابع را جایگزین تابع قبلی به نام CONCATENATE کنند که البته هنوز در اکسل ۲۰۱۹ قابل استفاده است ولی ممکن است در نسخه‌های بعدی ارائه نشود. تابع CONCAT، عبارت‌های متنی را به یکدیگر الحاق کرده و به صورت یک عبارت واحد در می‌آورد. این متن‌ها می‌توانند درون سلول‌ها بوده یا بطور مستقل در خود تابع مشخص شوند. شکل دستوری و پارامترهای این تابع به صورت زیر هستند.

یک نمودار راداری (Radar Chart)، مقادیر 3 متغیر یا بیشتر را نسبت به یک نقطه مرکزی با یکدیگر مقایسه می‌کند. این نوع نمودار زمانی کاربردی است که نمی‌توانید مستقیما مقادیر را مقایسه کنید و می‌خواهید داده‌های عملکردی یا نظرسنجی را به صورت گرافیکی نمایش دهید.

چه یک فریلنسر باشید که برای چند شرکت کار می‌کنید و چه کسب‌وکاری داشته باشید که قصد دارید یک خط اعتباری برای مشتریان خود باز کنید، در هر حال به یک فاکتور نیاز دارید. ساخت فاکتور در اکسل کار دشواری نیست. با صرف کمترین زمان می‌توانید یک فاکتور بسازید و مبالغ مورد نظر خود را دریافت کنید...